一、 为了加强学籍档案的整理立卷和归档工作，更好地为学校各项工作和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》及《实施办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》，结合我校情况，制定本办法。
二、 学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字材料。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。
三、 学籍档案管理是学校教学管理工作的重要组成部分，要求学籍管理人员以严谨负责的态度对学籍档案材料进行收集、整理、归档，移交校档案馆保存利用。
四、学籍档案的归档范围：
1.新生录检名册;
2.学生学籍卡片;
3.学生成绩总册;
4.在校学生名册;
5.研究生毕业审批、论文答辩和导师评语及学位授予的有关材料;
6.学生学籍变更材料（升学、留级、休学、复学、转学、退学、专升本材料）;
7.学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）;
8.学生处分材料;
9.其他具有保存价值的材料。
五、归档材料的质量要求：
1.手工书写应用不褪色的黑色、蓝黑色材料，字迹要求工整清晰;
2.学生休学、复学、退学、转学、转系、升级、留级、辅修、奖励、处分、入伍、出国、提前毕业、户口转移、意外事故等情况要在学籍表的备注栏中注明;
3.学籍表中的照片要用原件;
4 .毕业审查和学位评定的栏目中，要填写毕业审查和学位评定结果并盖章;
六、归档时间与归档单位
1 、归档时间： 学籍档案于学生毕业第二年的6月底前归档。
2 、归档单位：
1.新生录检名册、学生奖励、处分材料（奖学金、优秀学生、先进班级）、学生学籍变更材料、学生处分材料和在校学生名册由教务处和学生处归档;
2.博士、硕士研究生学籍档案由研究生处和相关的学院负责归档；
3.本专科生学籍档案由所在教学单位负责归档；
4.继教生学籍档案由继续教育学院或所在教学单位负责归档 ；
5.外国留学生学籍档案由东盟学院和相关学院负责归档。
七、归档手续。
打印出档案移交清单，一式二份，移交双方各保存一份备查。
八、学籍归档工作的监督、检查指导
1．档案馆对学籍管理部门学籍档案的形成、立卷、归档等工作进行监督和检查。
2．档案馆负责学籍档案立卷、归档工作的指导。
九、学籍档案归档要求
（一） 归档单位
博士、硕士研究生以专业为单位立卷；外国留学生以班级为单位立卷；本专科、继教生学籍按班为单位立卷，一般以一个班的学生数立一卷。
（二）文件材料排列顺序
博士、硕士研究生按照学籍表、成绩表、毕（结）业审批材料、学位授予材料及其他重要材料顺序排列；
本专科、继教生每卷中按照学号升序排列，每个学生的学籍表在前，成绩表在后。
（三）检查与编写页号
立卷前检查：核准毕业生人数，检查审批手续是否完备，归档材料是否齐全，排列顺序是否正确；
编写页号：凡有文字的页面都需用铅笔编写页号，正面写在右上角处，背面写在左上角处。
（4）档号标识与编号原则：
1. 档案标识：
×××× ××××× ×× 1~~N
形成年代档案分类号学籍分类 单位码 流水号
4位JX14 1位 2位 1~~N
说明：
学籍分类：B博士 S硕士 D 本专科（包括专升本和高起本） J继教生 Z中专生 L留学生
单位码：指给本单位的代码。详见附件一《各院部代码一览表》
形成年代：学籍表、成绩表形成的最后年度。
例如：2012年财政与经济学院本专科学籍卡档号：2012-JX14D-01-1
2. 档号编制原则： 博士、硕士研究生的档号由研究生部分别按院系、专业、学号的顺序升序编号；本专科生、继教生由各教学单位按学籍分类编号。
（五）填写卷内目录内容
序号：卷内学生排列的顺序号。一个学生一个序号，从 1 开始；
学号：学生学号；
姓名：学生姓名；
页次：每份学生学籍表的首页的页号（注：最后一份学籍成绩表需填写首尾两个页号，两个页号间用 - 隔开，如 35-36 ）。
备注：需要说明的问题。
（六） 计算机编目
利用云南财经大学南大之星档案管理系统，将案卷目录录入计算机，并打印出封面、卷内目录、案卷目录和移交登记。
1.学籍档案案卷目录录入的主要内容：
（1）盒号；
（2）档号：整理过程中以字形式赋予档案的一组代码，是档案的身份证号，具有唯一性；
（3）责任者：文件形成单位；
（4）题名：准确揭示卷内文件材料内容，字数不超过50个字；
题名应包括学院（系）、专业、届、层次（博士、硕士、本科、专科、专升本、中专、函授、夜大、脱产等）、班级名称、学籍成绩表等内容。如一个专业的学籍档案分成几卷的，则题名中应注明本卷起止学号。
（5）文件形成时间：即学籍文件形成的最后年月，如20110701；
（6）页数：本卷的总页数；
（7）保管期限：永久。
2.学籍档案案卷内目录录入的主要内容：
(1)序号：卷内学生排列的顺序号。一个学生一个序号，从1 开始；
(2)学号：学生学号；
(3)姓名：学生姓名；
(4)页次：每份学生学籍成绩表的首页的页号（注：最后一份学籍成绩表需填写首尾两个页号，两个页号间用-隔开，如96-98）；
（5）备注：需要说明的问题。
3.学籍档案的扫描与上传：
（1）序号：按照卷内目录排列的顺序号扫描。一个学生有两个序号，分别是学籍的两个面。用A、B区分（有相片的一面是A面，另一面为B面）。
（2）学籍卡扫描件的名称：序号、学号、姓名、A或B，中间用空格隔开。
格式如：1、 20021212 张三 A或B。
（3）上传：以班级为单位把扫描好的学籍卡批量上传到对应的案卷当中。
（七）卷内备考表
整理完毕的档案应填写卷内备考表，说明卷内文件的情况，如该卷共XX件，XX页。卷内备考表是记录卷内档案变化的文字性依据，完成立卷归档工作后立卷人必须在备考表上签名确认。卷内备考表在档案管理系统里可自动生成便打印。
十、装盒
去掉材料上的大头针、曲别针、订书针等金属物，按照顺序排列，封面和封底的大小应以文件材料中最大纸张为准，以左下方对齐，三点一线装订（塑料热装订的可二点），线在背面打结。
十一、盒面、盒脊内容及制作要求
1.盒面和盒脊用纸：必须用从档案馆领取的牛皮纸
2.字体：宋体
3.字号：一号
4.本专科学籍卡制作要求：按照要求把剪好的牛皮纸粘贴到规定位置，要求平整、不翘边。详见附二《档案盒封面制作说明》
5.博士、硕士学籍卡制作要求：除以上要求外，盒脊上还应该有学生的姓名、专业及毕业年限等信息。盒脊制作的模板可在档案馆网站的资料下载中下载。
十二 、本办法由档案馆负责解释。
版权所有：云南财经大学档案馆 设计制作：石晓晶
Copyright ? 2009 Archives of YUFE All Rights Reserved.
联系电话：0871-65132050
总访问量：
